楽天・じゃらん・skyticket などの OTA から届く予約メールを、グランドレンタカーの専用アドレスで受け取ると、AI がメールを読み取って予約を自動で登録します。新規予約だけでなく、予約の変更・キャンセルのメールも反映されるので、OTA の管理画面から予約を見て手で写す作業がなくなり、転記ミスや登録漏れを防げます。
OTA の予約を手で転記する手間をなくす
OTA（Online Travel Agent）は、楽天・じゃらん・skyticket のように、旅行やレンタカーの予約をインターネットで受け付けるサイトです。複数の OTA に車を出していると、予約が入るたびに各サイトの内容を自社の台帳へ写す必要があり、繁忙期には転記が追いつかなかったり、写し間違いが起きたりします。
グランドレンタカーでは、OTA から届く予約メールを専用アドレスに送るだけで、予約が店舗の予約一覧と在庫カレンダーに入ります。電話・店頭・自社の予約サイトの予約と同じ画面でまとめて管理できます。OTA と自社サイトの使い分けは「OTA と自社予約の違い」で解説しています。
取り込みでできること・できないこと
予約メールから登録される内容
- 新規予約：貸出・返却日時、車両グループ、人数、お客様の氏名・連絡先、運転者、合計金額、事前決済の有無、OTA の予約番号・予約確認 URL、お客様からのメッセージなどを読み取って予約を作ります。
- 車両の割り当て：メールの車種に近い車両グループを選び、その時間に空いている車両を1台割り当てます。
- お客様：メールアドレスや電話番号が一致する顧客がいればその顧客に、いなければ新しく顧客を登録します。
- 変更・キャンセル：OTA の予約番号で元の予約を探し、日時や人数の変更、キャンセルを反映します。
取り込んだ予約には、予約流入元「OTA」と、他社の予約番号・予約 URL が入ります。オプションの指定は予約メモに入るので、必要に応じて予約の画面でオプションを選び直してください。
OTA 側の在庫は各 OTA の管理画面で調整します
この機能は、OTA から届いたメールをグランドレンタカーに取り込む一方向の仕組みです。OTA 側の在庫を自動で止めたり、料金を自動で変えたりはしません。OTA に出している台数や販売の停止は、これまでどおり各 OTA の管理画面で調整してください。
グランドレンタカー側で空いている車両が見つからない場合は、予約を作らずに「失敗」として受信BOXに残します。重なった予約に早めに気づけるので、お客様への連絡や車両の手配にすぐ取りかかれます。
設定の手順
- 受信アドレスを発行する
メニューの「予約・在庫」＞「OTA連携」を開き、「受信アドレス」の「有効化」を押します。
- アドレスをコピーする
発行されたメールアドレスの「コピー」を押します。
- OTA から予約メールが届くようにする
各 OTA の管理画面で、予約通知メールの送信先にコピーしたアドレスを追加します。OTA 側で送信先を増やせない場合は、予約メールを受け取っているメールソフトで転送の設定をしてください。設定の方法は OTA ごとに異なるので、分からないときは各 OTA の窓口にお問い合わせください。 - 取り込みの結果を確認する
同じ画面の「受信BOX」に、直近30日分の受信メールが並びます。状態（成功・失敗・処理中・未処理・対象外）と処理（新規予約・予約変更・キャンセル）が表示され、「予約詳細」から登録された予約を開けます。失敗したメールは理由を確認し、「再実行」するか、予約を手で登録してください。
使うときの注意
- 予約に関係のないメール（問い合わせ・お知らせなど）は「対象外」になり、予約は作られません。予約に関係のないメールが頻繁に届く場合は、機能を止めさせていただくことがあります。
- 直近1時間に受け取れるメールの数には上限があります。上限を超えたメールは読み取りをスキップします。使用状況は同じ画面の「受信数」で確認でき、1時間ごとにリセットされます。
- 取り込んだ予約でお客様・スタッフに予約メールを送るかどうかは、メニューの「メール」＞「メール設定」で切り替えられます。
- 機能を止めるときは「無効化」を押し、OTA やメールソフト側の転送設定も止めてください。
この機能を使えるプランは料金ページでご確認ください。
よくある質問
どの OTA の予約メールに対応していますか？
楽天トラベル・じゃらん・skyticketなどの予約メールを読み取ります。上記以外の OTA をお使いの場合は、お問い合わせください。
OTA の予約を CSV でまとめて登録できますか？
できます。グランドレンタカーの CSV 入力用テンプレートに合わせて作った CSV を取り込みます。詳しくは「予約登録・予約一覧」をご覧ください。
グランドレンタカーは30日間無料でお試しいただけます。OTA の予約メールの取り込みも、実際の予約でお確かめください。