貸渡証と貸渡簿の違いは？書き方・電子化・保存期間と貸渡実績報告書

貸渡証はお客様（借受人）に渡して運転中に携帯してもらう書類、貸渡簿は事業者が貸し出しの記録として残し、貸渡しの終了日から2年間保存するものです。どちらも国土交通省の通達で記載事項が決められていて、レンタカー事業者は貸し出しのたびに作成する必要があります。記載事項の多くは共通で、貸渡証には貸渡人と遵守事項、貸渡簿には走行キロ数・貸渡料金・事故に関する事項が加わります。どちらも紙だけでなく電子でもよく、貸渡証はメールなどで送り、貸渡簿は電子データで保存できます。

貸渡証と貸渡簿の違い

貸渡証と貸渡簿は記載事項の多くが共通しているため、2枚複写の用紙を使い、1枚目をお客様用の貸渡証、2枚目をお店の控えにする方法がよく使われています。国土交通省の通達でも、貸渡原票を綴ったものを貸渡簿の代わりにできるとされています。

貸渡証と貸渡簿の記載事項

レンタカーの取扱いを定めた国土交通省の通達（自旅第138号。各運輸局・運輸支局が同じ内容を公示しています）では、記載事項を次のように定めています。

マイクロバスを貸し出す場合は、貸渡簿に運行区間または行先、利用者の人数、使用目的も記載します。

記入するときの要点

• 借受人と運転者を分けて書く：予約した人（借受人）と実際に運転する人が違うことがあります。運転者が2人以上なら、全員の氏名・住所・運転免許の種類と番号を書きます
• 運転免許証は実物を見て写す：免許の種類と番号は、貸出のときに免許証を確認しながら記入します。外国の免許で運転する方は、確認した免許証の種類と番号を書きます
• 貸渡日時は時刻まで書く：貸出と返却の予定の日時を時刻まで書き、延長したときは貸渡簿の記録も直します
• 返還事務所を忘れない：借りた営業所と違う営業所に返す（乗り捨て）場合は、返す営業所を書きます
• 遵守事項はあらかじめ印刷しておく：毎回同じ内容なので、用紙やテンプレートに入れておくと書き漏れを防げます。事故のときの連絡先は、つながる電話番号を書きます
• 貸渡簿は返却のあとに仕上げる：走行キロ数（返却時のメーター）、最終の貸渡料金、事故があったときはその内容を、返却のときに記入します

貸渡証の遵守事項

貸渡証の遵守事項には、次の内容を書きます。

• 運行中は必ず携帯し、警察官や運輸局・運輸支局の職員に求められたら見せること
• 貸渡人から運転者の紹介・あっせんを受けられないこと
• 事故や故障が起きたときの対応方法と連絡先
• 貸渡期間が2日以上になる場合は、借受人が日常点検を行うこと

事業者は、貸渡証をお客様に交付し、運転者に携帯するよう指示する必要があります。2022年6月の改正で、交付は電子メールなどの電子でもよく、携帯もスマートフォンなどに保存した電子データでよいことになりました。紙でも電子でも、記載事項は同じです。

貸渡簿の保存期間は2年間

貸渡簿は、書面または電子データで備え、貸し出しの状況を正しく記録したうえで、貸渡しの終了日から2年間保存する必要があります（電子データでの保存は2022年6月の改正で認められました）。紙で保存する場合は、日付順に綴じておくと後から探しやすくなります。運輸支局の監査で確認されることもあるため、記入漏れがないようにしておきましょう。

貸渡証・貸渡簿を電子にするときの注意点

2022年6月の改正で、貸渡証の交付と携帯、貸渡簿の備え付けと保存は、電子でもよくなりました。紙をなくすと受付が短くなりますが、次の点に気をつけましょう。

貸渡証を電子で渡すとき

• 渡し方：通達では「電子メール等」と書かれていて、メールでPDFを送る方法がよく使われます。メールアドレスを聞いていない予約などで、URLを送る方法などメール以外の方法を使いたいときは、管轄の運輸支局に確認しておくと安心です
• 携帯の指示：電子でも、運転中は貸渡証を携帯し、警察官などに求められたら見せるよう、お客様に伝える必要があります。メールの本文や受付のときに一言添えましょう
• スマホに保存してもらう：電波が届かない場所や電池切れに備えて、PDFをスマホに保存してもらうよう案内します
• 紙も用意しておく：スマホを持っていない方や、紙で受け取りたい方には紙で渡せるようにしておきます

貸渡簿を電子で保存するとき

• 記載事項がそろっているか：予約の記録だけでは、運転免許の種類・番号や事故に関する事項が残らないことがあります。電子で保存する項目に、貸渡簿の記載事項がすべて入っているかを確かめましょう
• 2年間すぐに見られるか：監査などで求められたときに、日付や車両で探して見せられるようにしておきます
• 消えたり書き換わったりしないか：パソコンの故障などで消えないよう、保存先とバックアップを決めておきます

年に1回提出する貸渡実績報告書

レンタカー事業者は、毎年5月31日までに、前年の4月1日から3月31日までの貸渡しの実績をまとめた「貸渡実績報告書（様式1）」と、3月31日時点の「事務所別車種別配置車両数一覧表（様式2）」を、主たる事務所を管轄する運輸支局に提出します。様式は国土交通省のページからダウンロードできます。提出の方法（窓口・郵送・メールなど）は運輸支局によって違うため、管轄の運輸支局に確認してください。

様式1には、車種ごとに車両数・延貸渡回数・延貸渡日車数・延走行キロ・総貸渡料金を書きます。走行キロや料金は貸渡簿の記録で確認するため、貸渡簿をきちんと付けておくことが大切です。

貸渡実績報告書を作るときの要点

日をまたぐ貸出の日数の数え方や、OTAから受けた予約の扱いなど、迷う点は様式の記入要領や管轄の運輸支局で確認してください。電話・店頭・ネット・OTAの予約を同じ台帳で管理しておくと、集計の漏れを防げます。

貸渡証・貸渡簿を用意する3つの方法

1. 市販の複写式の用紙を使う

レンタカー用の貸渡証の用紙は、通販などで購入できます。2枚複写なら、1回の記入で貸渡証と貸渡簿の控えができます。手書きのため、受付に時間がかかるのと、書き間違いが起きやすいのが難点です。

2. エクセルやワードのテンプレートを使う

自分で作った表に入力して印刷する方法です。予約の内容を毎回写す手間がかかり、記載事項の漏れにも注意が必要です。

3. レンタカー管理システムで自動作成する

予約の内容から貸渡証を自動で作り、そのまま印刷する方法です。転記の手間と書き間違いが減り、予約の記録が残るので、貸渡実績報告書の作成にも使えます。

よくある質問

貸渡証は手書きでも問題ありませんか？

記載事項がそろっていれば、手書きでも問題ありません。通達で決められた項目に漏れがないかを確認しましょう。

貸渡簿は紙で保存しないといけませんか？

紙でなくてもかまいません。2022年6月の改正で、電子データで備えることが認められています。どちらの場合も、記載事項をそろえ、貸渡しの終了日から2年間保存します。

貸渡証をメールで送ってもよいですか？

はい。2022年6月の改正で、貸渡証は電子メールなどの電子で交付できるようになりました。お客様には、運転中に貸渡証を携帯し、求められたら見せるよう伝えましょう。

OTAから受けた予約にも貸渡証は必要ですか？

必要です。どこで予約を受けたかにかかわらず、貸し出すたびに貸渡証を交付し、貸渡簿に記録します。OTAの予約はメールアドレスが分からないこともあるため、貸出のときに紙で渡すか、受付で連絡先を確かめて送る方法を決めておきましょう。

貸渡実績報告書はどこに出しますか？

主たる事務所を管轄する運輸支局に、毎年5月31日までに提出します。提出は許可の条件の一つなので、期限に間に合いそうにないときは、早めに運輸支局に相談しましょう。

※この記事は、国土交通省の通達（自旅第138号）と、その内容を公示した富山運輸支局の公示（令和4年6月1日）、神戸運輸監理部の資料「レンタカー事業における法令遵守と諸手続きについて」（令和8年9月7日）、国土交通省のレンタカーのページをもとにしています。取扱いが変わることもあるため、最新の内容は管轄の運輸支局に確認してください。

グランドレンタカーなら予約の内容から貸渡証・貸渡簿を作成

グランドレンタカーでは、予約の内容が入った貸渡証を画面から印刷できます。運転免許証の番号などを確かめて記入し、お店の控えを日付順に綴っておけば、貸渡簿として使えます。予約完了メールなどに貸渡証のPDFを添付して送ることもでき、日本語・英語・韓国語・中国語での発行や、白紙の貸渡証の印刷にも対応しています。

予約の記録から、年に1回の貸渡実績報告書も作成できます。

詳しくは「貸渡簿・貸渡証の作成と印刷」と「貸渡実績報告書の自動作成」、料金は料金プランをご覧ください。30日間の無料お試しで、実際に貸渡証を印刷して確かめられます。

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