レンタカー予約システムは、お客様からのネット予約の受付と、車両の空き状況・料金の計算・貸渡証などの書類づくりを、1つの仕組みでまとめて行うためのシステムです。予約が入ると在庫に反映されるので、電話・店頭・ネット・OTA（旅行予約サイト）の予約を同じ画面で管理でき、ダブルブッキングや書き写しの手間を減らせます。営業時間外でも予約を受けられるため、取りこぼしも減らせます。
レンタカー予約システムでできること
予約サイトでネット予約を受ける
お客様がスマホやパソコンから、日時・車種・プラン・オプションを選んで予約できるページを用意できます。空いている車だけが選べるので、予約を受けたあとに「その車は空いていません」と連絡し直す手間がなくなります。ネットで決済まで済ませられるものもあります。
在庫カレンダーで空き状況を管理する
車両ごとに、いつ予約が入っていて、いつ空いているかをカレンダーで確認できます。ネット予約も電話の予約も同じカレンダーに入るので、どの車を貸し出せるかがすぐに分かります。整備や修理で貸し出せない期間を止めておくこともできます。
料金を自動で計算する
プランごとの基本料金に、利用時間や日数、オプション（チャイルドシートなど）、補償、シーズン料金を組み合わせて、合計を自動で計算します。手計算の間違いがなくなり、お客様にも内訳を示せます。料金の組み立て方は「レンタカー料金の仕組みと決め方」で解説しています。
OTAの予約をまとめて管理する
楽天トラベル・じゃらんなどのOTAに掲載している場合、OTAから届いた予約も同じ在庫カレンダーで管理できると、ダブルブッキングを防ぎやすくなります。予約メールを読み取って自動で登録できるシステムもあります（参考：OTA連携）。
貸渡証・貸渡簿などの書類を作る
レンタカーでは、貸し出すたびに貸渡証を作り、貸渡簿を残す必要があります。予約の内容から書類を作れれば、受付のたびに手書きする必要がなくなります（参考：貸渡簿・貸渡証の作成と印刷）。
お客様の情報と利用履歴を残す
連絡先や過去の利用を記録しておけば、リピーターの予約や問い合わせにすぐ対応できます（参考：顧客管理）。
導入するメリット
お店にとって
- 予約の取りこぼしが減る：営業時間外や電話に出られないときも、ネットで予約を受けられます
- ダブルブッキングを防ぎやすい：どの窓口の予約も同じ在庫で管理できます
- 受付と書類づくりの手間が減る：予約の内容から料金と書類ができるので、書き写しや計算の間違いも減ります
- 誰でも同じように対応できる：予約の状況がスタッフ全員に見えるので、特定の人に頼らずに済みます
- 売上を振り返れる：どの車・どの時期によく予約が入るかが分かり、料金やプランの見直しに使えます
お客様にとって
- 空いている車をその場で確かめて、好きな時間に予約できる
- 料金の内訳と合計が予約の前に分かる
- ネットで決済まで済ませておけば、当日の手続きが短くなる
日本のレンタカーで必要になること
海外の予約ツールや、美容室・教室などの汎用の予約ツールでは足りないことがあるのが、次の点です。
訪日のお客様向けの多言語対応
観光地では、海外からのお客様の予約も増えています。予約サイトを英語・中国語・韓国語などで表示できるか、契約の内容や注意書きを、お客様が読める言語の貸渡証で示せるかが大切です。
貸渡証・貸渡簿への対応
日本でレンタカー事業を行うには、運輸支局の許可を受け、貸渡証・貸渡簿などの書類を作って保管する必要があります。決められた項目を書類に出せるかは、日本のレンタカーならではの確認点です。制度の詳しい内容は「貸渡証と貸渡簿の違い」をご覧ください。手続きの細かな基準は変わることがあるため、管轄の運輸支局に確認しましょう。
国内のOTAからの予約
国内のレンタカーは、楽天トラベル・じゃらん・skyticketなどのOTA経由の予約も多く、自社の予約と合わせて管理する必要があります。
送迎や店舗外での受け渡し
空港・駅・ホテルへの送迎や、店舗以外の場所での貸出・返却を行う店舗では、予約のときに送迎の場所や貸出・返却の場所を選べると、当日の手配がスムーズになります（参考：オプション（貸出品・補償・送迎）設定）。
選ぶときの注意点
- 自分の店の予約の受け方に合っているか：電話中心か、ネットやOTAが多いかで、重視する機能が変わります
- 機能が多すぎないか：大規模向けのシステムは、使わない機能のために費用と覚える手間がかかります
- 費用は機能とあわせて比べる：利用料だけでなく、必要な機能がその料金で使えるかを確かめます
- お客様の情報を安全に扱えるか：通信の暗号化やスタッフごとのログイン・権限の設定があるかを確かめます
- 実際に試してから決める：無料お試しなどで、現場のスタッフが迷わず使えるかを確かめます
比べ方は「レンタカー管理システムの選び方」で詳しく解説しています。
グランドレンタカーなら予約サイトと管理をまとめて使えます
グランドレンタカーは、レンタカー事業者向けの予約・管理システムです。日本語・英語・中国語・韓国語に対応した自社の予約サイトでネット予約とクレジットカードの事前決済を受けられ、入った予約は在庫カレンダーにそのまま反映されます。楽天トラベル・じゃらん・skyticketから届く予約メールを読み取って予約を自動で登録できるので、電話・店頭・OTAの予約も同じカレンダーで管理できます。貸渡証は4か国語で、予約の内容から作成・印刷できます。
30日間の無料お試しで、実際の操作感を確かめられます。機能の詳細はレンタカー予約システムと機能一覧、料金は料金プランをご覧ください。